Ik betaal een vaste reiskostenvergoeding aan mijn werknemers. Moet ik die blijven betalen tijdens een periode van langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld vanwege verplicht thuiswerken door Corona?  

Voor een juiste beantwoording van de vraag moet onderscheid worden gemaakt tussen wat u heeft afgesproken met uw werknemer (arbeidsvoorwaardelijk kader) en wat fiscaal kan (fiscaal kader).

Arbeidsvoorwaardelijk kader

Als u met uw werknemer in de arbeidsovereenkomst heeft afgesproken dat een vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding zal worden betaald, dan is afhankelijk van de voorwaarden óf en zo ja, per wanneer de betaling kan worden gestopt. Als in uw afspraak staat dat bij langdurige afwezigheid van de werknemer, bijvoorbeeld door ziekte, na 4 weken de vaste reiskostenvergoeding niet langer zal worden betaald, dan is dat leidend. Het kan ook zijn dat in de toepasselijke cao of het arbeidsvoorwaardenreglement een regeling is opgenomen.

Fiscaal kader

Voor het bepalen van de hoogte van de vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding, en of de vaste reiskostenvergoeding belastingvrij kan worden betaald bij langdurige afwezigheid van de werknemer, is de gekozen methode relevant.

  

Methode 1 

Deze methode beschrijft de maximale, fiscale ruimte voor het betalen van een vaste reiskostenvergoeding voor het reizen naar een vaste werkplek met een maximum van 75 kilometer enkele reis. Voorwaarde voor toepassing van deze regeling is dat de werknemer vermoedelijk in minstens 36 weken op 5 dagen (of minder bij een deeltijd dienstverband) voor zijn werk naar een vaste plek reist. Dat is de situatie bij het merendeel van de werkgevers. Bij langdurige afwezigheid van de werknemer mag de vaste, periodieke reiskostenvergoeding worden doorbetaald in de lopende maand en de volledige daaropvolgende maand. Als de werknemer het werk hervat, dan mag de vaste reiskostenvergoeding weer worden betaald vanaf het begin van de maand volgende op die waarin het werk is hervat.   

Methode 2 

Bij methode 2 reist de werknemer niet altijd naar een vaste plek. In dat geval mag de vaste, onbelaste reiskostenvergoeding worden gebaseerd op 214 reisdagen per jaar als de werknemer op tenminste 128 dagen per kalenderjaar  naar de vaste werkplek reist. De vaste reiskostenvergoeding is ook hier gebaseerd op maximaal € 0,19 per kilometer. Bij toepassing van deze regeling kan de werknemer tot 2 dagen per week thuiswerken (bij een voltijds dienstverband) met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding. Bij een langdurige afwezigheid gaat het erom of de werknemer op jaarbasis gemeten tenminste op 128 dagen naar de vaste werkplek heeft gereisd. Als niet aan de 128-dagentoets wordt voldaan, dan kan door de werkgever maximaal € 0,19 per werkelijk afgelegde woon-werkverkeerkilometer worden vergoed.  

  

In de wandelgangen wordt aangenomen dat in de periode van de Corona-crisis de vaste reiskostenvergoeding, onafhankelijk van de gekozen methode, nog 6 weken mag worden doorbetaald. De Nederlandse regering heeft op 12 maart jl. verklaard dat een werkgever, afhankelijk van de situatie, zijn werknemers toegang tot de werkplek kan ontzeggen. Vanaf dat moment adviseert de overheid om werknemer zoveel mogelijk thuis te laten werken. De meeste werkgevers rekenen vanaf maandag 16 maart jl. De 6-wekenperiode eindigt in dat geval eind april.

Conclusie

Bij het betalen van een vaste reiskostenvergoeding is van belang wat met de werknemers is afgesproken en wat fiscaal mag. Als de werkgever besluit om in weerwil van de afgesproken regeling na de 6 wekenperiode de reiskostenvergoeding te blijven betalen, terwijl  de werknemers thuiswerken, dan mag dat. De reiskostenvergoeding moet dan als een belaste vergoeding aan de werknemers worden betaald. De vergoeding kan worden aangewezen voor de werkkostenregeling. In dat geval komt deze ten laste van de vrije ruimte. De werknemer ontvangt de vergoeding dan netto. De werkgever is geen 80% eindheffing verschuldigd als er nog vrije ruimte resteert. Wij raden werkgevers die de reiskostenvergoeding willen doorbetalen aan om (i) de vergoeding een andere naam te geven, immers, er worden geen reiskosten vergoed, bijvoorbeeld “Corona-vergoeding” (ii) duidelijk te communiceren dat de vergoeding incidenteel wordt doorbetaald vanwege de bijzondere situatie van de Corona-crisis en (iii) duidelijk te omschrijven welke kosten de vergoeding wordt geacht te dekken, te denken valt aan extra elektriciteitsgebruik, koffie, het ongemak van het thuis moeten werken, etc.