Welke gegevens mogen mee over naar de verkrijgende organisatie?

Persoonsgegevens zijn in de huidige economie van digitale dienstverlening, big data en digitalisering van bedrijfsprocessen een waardevolle asset. Het begrip persoonsgegevens behelst alle informatie over een identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Gevoelige gegevens zoals gegevens over iemands gezondheid worden bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze zijn door de wetgever extra beschermd.

Vrijwel elke onderneming verwerkt persoonsgegevens, denk maar aan de personeelsadministratie en het klanten- en leveranciersbestand. Verwerking van persoonsgegevens is onder de AVG alleen toegestaan indien er ten minste één grondslag bestaat voor de verwerking, zoals de toestemming van de betrokkene, of indien de verwerking noodzakelijk is in verband met de gerechtvaardigde belangen van de verkoper en de koper. Voor bijzondere persoonsgegevens gelden zwaardere eisen.

Het aanleggen en bijhouden van personeelsdossiers kwalificeert zich als het verwerken van persoonsgegevens waarop de AVG van toepassing is. Er is geen wettelijke regeling die precies voorschrijft wat aan persoonsgegevens mee overgaat bij overgang van onderneming. Het College bescherming persoonsgegevens heeft in zijn informatieblad Personeelsdossiers aangegeven dat bij overname personeelsdossier mogen worden overgedragen aan een ander bedrijf, mits de verstrekker zich houdt aan enkele waarborgen om de privacybelangen van werknemers te beschermen.

Hieronder vindt u de waarborgen die de werkgever in acht moet nemen met betrekking tot de privacy van werknemers bij overgang van onderneming:

• Werkgever moet de overdracht aankondigen (bijvoorbeeld via intranet of personeelsblad). Hiermee is het noodzakelijk dat de werknemer wordt geïnformeerd dat zijn personeelsdossier wordt overgedragen. Deze informatieverstrekking dient te gebeuren door middel van een medium waarin vaststaat dat de gehele groep werknemers wordt bereikt. Bijvoorbeeld een personeelsblad dat onder die groep werknemers wordt verspreid. In ieder geval door gebruik te maken van een medium dat vaststaat dat het alle werknemer bereikt.
• Werkgever mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst. werkgever moet daarom het personeelsdossier opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen.
  In het geval van beoordelingen, waarschuwingen en berispingen is het de vraag of het nog noodzakelijk is om dit te behouden. Een waarschuwing van 10 jaar geleden is bijvoorbeeld niet meer relevant als er in de tussentijd niks meer is voorgevallen.
• Werknemer krijgt de mogelijkheid om zijn/haar personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten verwijderen. De werknemer kan een verzoek doen om bepaalde persoonsgegevens uit zijn personeelsdossier te verwijderen. De werknemers moeten wel worden geïnformeerd over de mogelijkheid dat zij bezwaar tegen hun personeelsdossier aan kunnen tekenen.

Gegevens over verzuim- of arbeidsongeschiktheid mogen uitsluitend worden overgedragen indien de overdracht noodzakelijk is voor de re-integratie of begeleiding van werknemers.

Kortom, welke gegevens mogen sowieso over?
Ten minste de identiteitsgegevens, gegevens uit de salarisadministratie, de arbeidsovereenkomst en bijlagen waaruit verdere afspraken blijken over de functie en andere arbeidsvoorwaarden.