Binnen de werkkostenregeling geldt een gerichte vrijstelling voor zakelijke ritten, waaronder woon-werkverkeer, van (nu) € 0,19 per kilometer (per 2023: € 0,21 per kilometer). In de praktijk spreken werkgever en werknemer vaak een vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding af.

Als de werknemer op tenminste 128 dagen naar het werk reist, dan mag de werkgever een vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding betalen op basis van 214 werkdagen per jaar. Als de werkgever niet alle reiskosten vergoedt, bijvoorbeeld omdat hij minder dan (nu) € 0,19 per kilometer betaalt of omdat de kilometers woon-werkverkeer boven 30 kilometer enkele reis niet worden vergoed, dan ontstaat fiscale ruimte. Deze fiscale ruimte kan worden ingezet in een zogenaamde cafetariaregeling. De werknemer kan dan brutoloon uitruilen voor een (aanvullende) reiskostenvergoeding.

Cafetariaregelingen voorzien in het algemeen in een ruil van belaste loonbestanddelen met loonbestanddelen die onder de werkkostenregeling gericht zijn vrijgesteld, zoals reiskosten. Door middel van een cafetariaregeling kan de werknemer bijvoorbeeld zijn eindejaarsuitkering uitruilen tegen een aanvullende reiskostenvergoeding. De bruto eindejaarsuitkering wordt dan arbeidsrechtelijk verlaagd in ruil voor een vrijgestelde vergoeding voor reiskosten. Deze uitruil vindt plaats tot de werknemer € 0,19 per kilometer of voor alle zakelijke kilmeters een reiskostenvergoeding heeft ontvangen. Uitruil van reiskosten is alleen mogelijk voor de werkelijk gereden kilometers waarvoor de werknemer geen vergoeding ontvangt. Pas op: de werknemer moet het verlagen van het loon en de mogelijke doorwerking naar bijvoorbeeld de grondslag voor sociale verzekeringen bewust aanvaarden. Dat kan door bij de arbeidsovereenkomst een addendum op te stellen waarin daarop wordt gewezen. De werknemer moet het addendum ondertekenen. Ook mag het loon na de uitruil niet lager zijn dan het voor de werknemer geldende wettelijke minimumloon.

Het voordeel van het uitruilen van reiskosten is dat de werknemer minder loonheffingen betaalt over het loon. Immers, over het uitgeruilde deel van het loon zijn geen loonheffingen verschuldigd. De werkgever profiteert mee van de ruil, omdat geen premies werknemersverzekeringen zijn verschuldigd over het uitgeruilde deel van het loon. De werkgever betaalt premies werknemersverzekeringen tot het maximum premieloon (2023: € 59.706 per jaar, 2023: € 66.952 per jaar).

Ps. Als de werknemer naast op kantoor ook thuis werkt, dan moeten de 128 en 214 dagen naar rato worden verlaagd. Voor de dagen waarop de werknemer thuiswerkt kunt u (nu) een vrijgestelde vergoeding betalen van € 2 per thuiswerkdag (2023: € 2,15).